eIDAS y MASC: claves para acreditar electrónicamente la negociación previa en determinados procesos civiles y mercantiles

1. Contexto y finalidad

Con motivo de la entrada en vigor el pasado 23 de abril de 2025, de la Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, de medidas en materia de eficiencia del servicio público de justicia, los Juzgados de Primera Instancia de Madrid aprobaron en su Junta de 26 de septiembre de 2025 unos criterios orientadores sobre la exigencia de, antes de iniciar procedimientos judiciales en la vía civil, haber intentado una negociación previa mediante un medio adecuado de solución de controversias (MASC). El documento aclara, entre otros aspectos, qué medios son válidos para acreditar documentalmente la actividad negociadora previa, cuestión de especial relevancia práctica ante la duda sobre el uso de herramientas electrónicas de comunicación y notificación.

2. Principio general: admisibilidad de medios electrónicos

Como principio general, los jueces de Madrid reconocen expresamente que la acreditación del intento de negociación puede realizarse mediante medios electrónicos, siempre que estos permitan demostrar:

• La identificación clara de las partes, de manera que el emisor y el destinatario de la comunicación, coincidan en el futuro como demandante y demandado.
• La formulación efectiva de una invitación o propuesta de negociación.
• La identidad del objeto negociado con el objeto de la demanda.
• La fecha cierta de envío y recepción.
• Se generen evidencias de la recepción por el destinatario, no bastando la mera remisión. 

 De todos estos criterios, el demostrar de manera fehaciente la recepción por la otra parte de la invitación a negociar, constituye el elemento determinante para evidenciar el cumplimiento de esta obligación legal. No basta con demostrar el envío de una comunicación, es imprescindible demostrar que esta ha sido recibida por su destinatario. 

Como no podía ser de otra forma, la falta de recepción por parte del destinatario debida a que, tras su puesta a disposición, éste ha rechazado la comunicación o no la ha recogido equivalen, a criterio de los jueces, a que esta ha sido recibida. 

Por el contrario, la falta de entrega por desconocerse el domicilio del destinatario, dirección incorrecta o por cambio de domicilio, no se considerarán como válidas para cumplir el requisito. De esta manera los jueces de Madrid descartan como válidos los envíos masivos genéricos, comunicaciones unilaterales no contestadas o aquellos que no permitan verificar la puesta a disposición y la recepción individualizada o el rechazo de la notificación por el destinatario. 

Respecto a los medios que se consideran idóneos para acreditar este requisito de procedibilidad, el documento del Juzgado Decano de Madrid menciona de forma explícita que admite el uso de burofax, “buromail”, “buroSMS”, correo electrónico, SMS, WhatsApp y además abren un cajón de sastre al indicar que podrán admitirse  “otros medios de mensajería instantánea siempre que ofrezcan constancia de recepción, haya intervenido un tercero de confianza y las partes los hubiesen estipulado como medio habitual de comunicación”. 

En este escenario, al indicar la intervención de un tercero de confianza, los jueces, como no podría ser de otra forma, están reconociendo como admisibles los servicios electrónicos de confianza de entrega electrónica certificada conforme al Reglamento (UE) nº 910/2014 eIDAS, algo que, por otro lado, se encuentra ya reconocido tanto por el propio Reglamento eIDAS, como por parter de nuestra propia Ley de Enjuiciamiento Civil.

Pero ¿se admiten estos servicios en su modalidad cualificada y no cualificada? Ciertamente el documento analizado no lo aclara; no obstante, en el apartado siguiente realizamos un análisis al respecto. 

3. Validez de los servicios de entrega electrónica certificada para acreditar el MASC 

El Reglamento (UE) nº 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2024, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, modificado por el Reglamento (UE) nº1183/2024, de 11 de abril de 2024, en lo que respecta al establecimiento de un marco europeo para la identidad digital (en adelante Reglamento eIDAS), regula los servicios de entrega electrónica certificada (ERDS — Electronic Registered Delivery Services), distinguiendo entre dos modalidades:

• Servicios cualificados de entrega electrónica certificada (QERDS): Aquellos servicios que son ofrecidos por un Prestador de Servicios de Confianza cualificado acreditado y supervisado, que garantiza la integridad de los datos transmitidos, aseguran con un alto nivel de fiabilidad la identificación del emisor y la identificación del receptor de la comunicación y la constancia de la fecha y hora del envío y recepción, así como la eventual modificación de los datos, con efectos jurídicos equivalentes a los de una notificación postal certificada con acuse de recibo (artículos 43.2) y artículo 44 del Reglamento eIDAS).
• Servicios no cualificados de entrega electrónica (ERDS): ofrecen funcionalidades similares al servicio cualificado, pero sin el reconocimiento automático de efectos jurídicos reforzados que la Ley de Enjuiciamiento Civil le otorga, dependiendo su valor probatorio de la valoración judicial del medio empleado y de la evidencia técnica aportada. (artículo 43.1) del Reglamento eIDAS).

Como establece el artículo 43 del Reglamento eIDAS, ambas modalidades del servicio de entrega electrónica certificada tienen reconocidos sus efectos jurídicos y son admisibles en el ordenamiento jurídico español como prueba en procedimientos judiciales de cualquier naturaleza, no solo civiles. 

Asimismo, el articulo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil reconoce la eficacia probatoria diferenciada que estos poseen. En este sentido, los servicios cualificados tienen eficacia probatoria reforzada, porque gozan de presunción legal de exactitud y de autenticidad y su uso invierte la carga de la prueba en el marco de soluciones de diferencias. Mientras que los servicios de confianza no cualificados tienen un valor probatorio menor y su eficacia dependerá de la calidad de las evidencias técnicas generadas por el servicio. 

A la luz de los criterios de los Juzgados de Madrid, puede concluirse que, los servicios cualificados de entrega electrónica certificada son plenamente válidos y altamente recomendables para acreditar el cumplimiento del requisito de procedibilidad del MASC, dado que:

• Por diseño cumplen con todos los elementos exigidos por los jueces y ofrecen certeza absoluta puesto que identifican de manera fehaciente al remitente y destinatario, garantizan la integridad del contenido, establecen de manera indubitada el momento exacto del envío y de la recepción mediante sellos de tiempo cualificados y lo determinante, acreditan fehacientemente la recepción. 
• Su utilización garantiza una presunción de autenticidad y veracidad en virtud del art. 43.2 del Reglamento eIDAS y de la normativa española de servicios de confianza, lo que los sitúa al nivel probatorio del burofax o buromail.
• Además, su soporte electrónico satisface la exigencia de que los documentos sean anteriores a la demanda y acrediten la recepción efectiva de la invitación a negociar.

Por otro lado, respecto a los servicios no cualificados de entrega electrónica certificada, aunque no se recoja un pronunciamiento expreso de los jueces en este documento, también pueden considerarse válidos, sin perjuicio que su eficacia dependerá de la calidad de las evidencias técnicas generadas por el servicio.

En particular, respecto a las garantías que ofrezca sobre los mecanismos de identificación/autenticación del emisor y el destinatario con niveles de seguridad y fiabilidad al menos “sustancial” conforme al Reglamento de Ejecución 1502/2015, así como, la utilización de sellos de tiempo, registros de trazabilidad, logs, metadatos y de que se demuestre la recepción efectiva por el destinatario.

En ambos casos, entendemos que el uso de estos servicios supera el umbral exigido por los criterios judiciales de Madrid, que requieren un medio que permita acreditar la identificación de las partes sin especificar criterios concretos al respecto, formulación, recepción y objeto de la negociación, sin limitar el formato ni imponer soporte físico.

4. Conclusión práctica

El uso de medios electrónicos, y especialmente de servicios cualificados de entrega electrónica certificada, constituye una forma plenamente válida y jurídicamente segura de cumplir con la obligación de intentar la solución de controversias previo antes de presentar demanda. Los servicios cualificados ofrecen el mayor grado de certeza jurídica, equiparable al burofax o al acta notarial, al aportar una evidencia técnica certificada con valor probatorio reforzado en juicio.

Por su parte, los servicios no cualificados o los medios electrónicos ordinarios (correo electrónico, mensajería instantánea, plataformas en línea) también pueden ser admitidos, siempre que garanticen la recepción efectiva y la integridad del contenido, preferiblemente con respaldo de un tercero de confianza.

Por tanto, resulta altamente recomendable el uso de servicios cualificados de entrega electrónica certificada, pues reúnen todos los requisitos impuestos para un MASC y proporcionan seguridad jurídica, interoperabilidad europea y plena equivalencia funcional con los medios tradicionales, además de gozar de presunción de legalidad.

Nota informativa elaborada por el área de Privacidad y Protección de Datos y Procesal de ECIJA Madrid.